T.C.

ÇERMİK KAYMAKAMLIĞI

 

İMZA YETKİLERİ YÖNERGESİ

 

 

 

 

BİRİNCİ BÖLÜM

 

 

 

1. AMAÇ   

 

            Çermik Kaymakamlığına bağlı olarak hizmet vermekte olan daire, kurum kuruluş ve diğer birimlerde;

 

            1. Kaymakam adına imza atmaya yetkili makamları belirlemek,

            2. Verilen yetkileri belirli ilkelere bağlamak,

            3. Hizmet ve iş akımına hız vermek,

            4. Kırtasiyeciliği en az düzeye indirmek, hizmetin verimini ve etkinliğini artırmak,

            5. İş ve talep sahiplerinin başvurularını kısa zamanda sonuçlandırıp, zaman kayıplarına ve mağduriyetlerine son vermek,

            6. Yöneticilere zaman kazandırıp, ayrıntılarla uğraşmasını önlemek, düşünme, politika belirleme ve önemli konularda daha sağlıklı karar almak için zaman kazandırmak,

            7. Kendilerine yetki devredilenlere sorumlulukla birlikte güven kazandırmak, üstlendiği işlere daha iyi sarılmasına zemin hazırlamak,

            8.  Halk ile iş sahiplerine kolaylık sağlayarak, idareye olan güven ve saygınlığı artırmak.

 

2. KAPSAM  

 

            Yönerge; ilgili mevzuat uyarınca Kaymakamlık ve bağlı kurumlara ait işbölümü ile bu kuruluşların yapacakları yazışmalarda ve yürütecekleri işlemlerde kaymakamlık adına imza yetkisi kullanma ilke, şekil ve şartlarını içerir. Ve yönerge;  Çermik İlçesi Mülki sınırları içerisindeki Kamu Kurum ve Kuruluşlarını kapsar.

 

3.  HUKUKİ DAYANAK

 

Bu yönerge, 3046  sayılı Bakanlıkların Kuruluş ve Görev Esasları Hakkında Kanun’un 38 inci, 3152 sayılı İçişleri Bakanlığı Teşkilat ve Görevleri Hakkındaki Kanunun 34 ’üncü, 5442 Sayılı İl İdaresi Kanunu’nun 27 ve 28 inci maddeleri ile Valilik ve Kaymakamlık Büroları Kuruluş, Görev ve Çalışma Yönetmeliği’nin 22 nci maddesi ve Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkındaki T.C. Cumhurbaşkanlığı Kararının (2020/2646)  hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

 

 

4. TANIMLAR 

 

            Bu Yönergede yer alan deyimlerden,

 

            Kaymakamlık           : Çermik Kaymakamlığını,

            Kaymakam               : Çermik Kaymakamını,

            Yazı İşleri Müdürü   : Çermik Kaymakamlığı İlçe Yazı İşleri Müdürünü,

Birim                          : Bakanlık ve Genel Müdürlüklerin Çermik ilçe merkezindeki teşkilatını,

            Birim Amiri               : Bakanlıkların ya da Genel Müdürlüklerin İlçe düzeyindeki birinci derecede yetkili en üst amirlerini,

Büro Yetkilisi            : Çermik Kaymakamlığı İlçe Yazı İşleri Müdürlüğü Şefi ve Veri Hazırlama Kontrol İşletmenini, Bilgisayar İşletmenini ve memurunu,

 

5. YETKİLİLER

 

1. Kaymakam
2. İlçe Yazı İşleri Müdürü
3. Birim Amirleri

 

6. İLKELER VE USULLER

 

6.1- İmza yetkilerinin sorumlulukla dengeli, tam ve doğru olarak kullanılması esastır. Sınırları açıkça belirtilerek devredilmemiş olan yetkiler kullanılamaz.

 

6.2- Yetki devrinin yasal olarak mümkün olmadığı veya yasaların bizzat ilgili amirin imzalamasını emrettiği yazı ve onaylarda imza yetkisi devri yapılamaz.

 

6.3- İmza yetkisinin devrinde, Kaymakamın her konuda havale, imza ve onay yetkisi saklıdır.

       (Kaymakam, gerekli gördüğünde devrettiği yetkilerini her zaman kullanabilir.)

 

6.4- Bu yönergede yer alan herhangi bir imza yetkisi devrinin yeniden düzenlenmesi, ancak bu yönergede değişiklik yapılması ile mümkündür. 

 

6.5- Birim amirlerinin; mevzuatla doğrudan kendilerine tanınan ve devredilmesi yasal olarak açıkça kısıtlanmayan yetkilerinden uygun gördüklerini, sınırlarını ve konularını açıkça belirtip bir iç yönerge şeklinde düzenlemeleri hak ve yetkileri saklıdır.

 

6.6- Birim Amirleri, imzaladığı yazılarda üst makamların bilmesi gereken hususlar hakkında zamanında bilgi vermekle yükümlüdür. Yetkilerin sorumlulukla, dengeli, eksiksiz ve doğru olarak kullanılması esastır. Her kademe, sorumluluğu derecesinde ilgili konular üzerinde aydınlatılır. Yetki derecesinde “bilme hakkını” kullanır. Kaymakam ilçe örgütlerinin tümüyle, İlçe Yazı İşleri Müdürü ve Birim Amirleri kendi birimleriyle ilgili olarak “bilme hakkını” kullanır. Bu amaçla her makam sahibi imzaladığı yazılarda üst makamların bilmesi gerekenleri takdir ederek, zamanında bilgi vermekle yükümlüdür.

 

6.7- Gizli konular, sadece bilmesi gerekenlere ve bilmesi gerektiği kadar açıklanır.

 

6.8- Kaymakamlıkla diğer makamlar arasında yapılacak yazışmalarda kimin imzaya yetkili olduğu; hitap edilen makamın seviyesi ile konunun kapsamı ve önemi dikkate alınarak belirlenir.

 

6.9- İmzaya yetkili kişinin izin, hastalık, görev gibi nedenlerle görevi başında bulunmadığı hallerde vekili imza yetkisini kullanır. Daha sonra yapılan iş ve işlemlerle ilgili olarak imzaya yetkili kişiye bilgi verilir.

 

6.10- Birden fazla birimi ilgilendiren veya görüşünün alınmasını gerektiren yazıların paraf bloğunda, koordine edilen birim amirlerinin de parafı sıradüzenli ve tarihli şekilde bulunur.

 

6.11- Yazıların, ilgili birimce hazırlanması ve oradan yayımlanması esastır. Ancak acele ve gerekli görüldüğü hallerde Özel Kalemde hazırlanan yazılardan bir örneği bilgi için ilgili birimine gönderilir. Bu tür yazılar için, Kaymakamın imzasına sunulmadan önce İlçe Yazı İşleri Müdürü’nün  parafı alınır.

 

6.12- Yazılarda yazıyı hazırlayandan başlayarak, imza makamına kadar bütün ara kademelerin parafının alınması esastır. Birim amirinin paraf ya da imza tarihinden itibaren, yazılar en geç ertesi iş günü Kaymakamlığa imzaya sunulacaktır. Evrak ve belgelerde paraf ve imzası bulunan her kademedeki memur ve amirler bu yazının yasalara, hizmet gereklerine ve resmi yazışma kurallarına uygunluğunu sağlamaktan müştereken ve müteselsilen sorumludur.

 

6.13- Onaylar, yasal dayanaklı olarak oluşturulacak, yasal dayanağı olmayan hiçbir yazı onaya sunulmayacaktır. Her türlü yazının dayanağı olan mevzuat, yazıda ( ........... Kanunun .......... maddesi .......................... yönetmeliğinin .....................maddesi vb. gibi) açıkça belirtilecektir. Buna uygun olmayan yazılar ilgililerince paraf ve imza edilmeyecektir.

 

6.14- Yazılar, varsa ekleriyle birlikte, evveliyatı olanlar veya incelemeyi gerektirenler ise dosyasıyla birlikte imzaya sunulur. Yazı ekleri; başlıklı, ek numaralı ve onaylı olur.

 

6.15- Bilgi vermeyi ve açıklama yapmayı gerektiren yazılar bizzat Birim amirleri tarafından konuyu bilen yetkili görevlilerce imzaya sunulacaktır.

 

6.16- Bilgi vermeyi gerektirmeyen yazılardan; Kaymakamın imzalayacağı yazılar Özel Kaleme imza kartonu içerisinde teslim edilir ve imzalandıktan sonra aynı yerden geri alınır.

 

6.17- Bakanlıklarca ya da Valilikçe Kaymakamlığımızdan görüş istenilmesinde Birim Amirleri öncelikle ve kesinlikle Kaymakam ile görüşerek mutabakata vardıktan sonra cevap yazılacaktır.

 

6.18- Havale evrakında veya yazıda “Görüşelim” notu konulan yazıları, ilgili görevliler en kısa zamanda (gerekli ön bilgi ve belgelerle birlikte), Kaymakam ile görüşerek gereği yapılacaktır.

Yine üzerinde “Bilgi” notu konulan yazılar hakkında gerekli inceleme yapılarak, Kaymakama bilgi, ilgili kurum amiri tarafından, en geç iki iş günü içerisinde verilecektir. Haklı bir sebeple gecikme yaşanması halinde ilgililer gecikme nedenleri ile izahatta bulunacaklardır.

 

6.19- İlçede kuruluşu bulunmayan Bakanlık ve Bağımsız Genel Müdürlüklerin işleri, İlçe Yazı İşleri Müdürlüğü tarafından yürütülecektir.

 

6.20- Kaymakamın İlçe dahilinde teftiş ve denetimde veya görev gezisinde bulunduğu sırada Kaymakam tarafından yapılacağı bildirilen işlerden bekletilmesi önemli derecede mahsurlu olanların gereği ve icrası İlçe Yazı İşleri Müdürü tarafından yapılacak ve en kısa zamanda Kaymakama  bilgi verilecektir.

 

6.21- Bu yönerge kapsamında birim amirleri kendi aralarında emir ve direktif niteliği içermeyen, bilgi belge paylaşımı niteliğindeki yazışmaları doğrudan yapabilirler. İlçe İdare Şube Başkanları, Kaymakamın  takdirini gerektirmeyen özellik arz etmeyen, emir ve direktif mahiyetinde olmayan, icrai nitelik taşımayan, herhangi bir şikâyeti kapsamayan, RUTİN İŞLERDE gerek kendi aralarında ve gerekse kendilerine bağlı birimler arasında bu yönerge doğrultusunda yazışma yapabilirler.

             Örnek: İlçe Milli Eğitim Müdürlüğünün İlçe Malmüdürlüğüne yazacağı yazılar kaymakamın imzasıyla olmayacak kurum amiri direkt İlçe Malmüdürlüğüne yazacaktır.  Ancak Kaymakamın bilmesi gereken bir husus olduğu takdirde kurum amiri bilahare makama sözlü ve gerekirse yazılı bilgi verecektir.

 

6.22- Kaymakamın emri ve/veya onayı ile yapılan veya Kaymakamın bizzat başkanı olduğu, ancak sekretarya işleri İlçe Yazı İşleri Müdürlüğünce yapılmayan her türlü denetim, toplantı ve uygulamalarla ilgili karar ve/veya tutanaklar bilgi amacıyla Kaymakamlık Makamına gönderilir. Bu tür yazılar Kaymakam tarafından havale edilir, İlçe Yazı İşleri Müdürlüğünce dosyalanır.

6.23- Kendisine başvurulan birim amirleri konunun incelenmesini ve çözümünü kendi yetkisi dışında görürse, dilekçe Kaymakama sunulacak ve direktiflerine göre gereği yapılacaktır.

 

6.24- Vali tarafından özel yetki verilmeksizin hiçbir personel tarafından basın ve yayın organlarına herhangi bir şekilde bilgi ve demeç verilemez.

6.26- Tüm yazışmalarda: 10.06.2020 tarihli ve 31151 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas Usuller Hakkındaki Yönetmelik hükümlerine mutlaka uyulacak, bu esaslara uymayan yazılar kendilerine yetki devredilen kişilerce imzalanmayarak birimine iade edilecektir.

6.25- İlçe içindeki genel idare kuruluşları; yerel yönetimler, il ve bölge kuruluşları ile ilgili yazışmaları Kaymakamlık kanalı ile yapılacaktır. İlçe Şube Başkanlıkları/Müdürlükleri gerek yerel yönetimler gerekse kendi İl teşkilatları veya bölge teşkilatlarından kendilerine gelecek doğrudan yazışmaları kabul etmeden yazı ve eklerini Kaymakamlığa iletmek, havale işlemlerini İlçe Yazı İşleri Müdürlüğü’nden sağlamak, konu hakkındaki yanlış yazışma usullerini, yanlış uygulama yapan il/ yerel yönetim birimi veya bölge teşkilatına Kaymakamlık kanalıyla bildirecek şekilde Kaymakamlığa sunmak mecburiyetinde ve sorumluluğundadır. 5442 sayılı Kanun gereği, il idaresi yönetim sistemini ve standartlarını bozacak bu tip yazışma şekillerinde yönerge hükümlerine göre hareket etmeyen amir ve personel hakkında gerekli inceleme başlatılacaktır.

 

6.28- Bu yönerge ile verilen yetkilerin kullanılmasından yönergeye göre hareket edilip, edilmediğini kontrolden ilgili birim amirleri sorumludur.

 

6.29- Yazıların zamanında gereğinin yapılmasından ve cevaplandırılmasından Birim Amiri, ilgili şef ve memur sorumlu olup, herhangi bir tekide mahal verilmez. Günlü ve İvedi yazılar belirtilen gününde, normal yazılar ise işlemi gerektirenler hariç en geç üç gün içinde gereği yapılarak cevaplandırılır. Her türlü dilekçenin en geç bir ay içinde cevabı verilir. Eğer işlemleri devam ediyorsa hangi safhada olduğuna dair yine en geç birer aylık zaman aralıklarıyla ilgili makam ve kişilere cevabı yazılır. Bu durumda ayrıca sonuç bildirilir. 4892 sayılı Bilgi Edinme Kanunu kapsamında olan dilekçeler için bu kanunda belirtilen sürelere ve prosedüre uyulur.

 

 

7. EVRAK HAVALELERİ

 

 

Evrak havalelerinde dikkat edilecek ana etken evrakın türüdür.

Buna göre;

 

Normal Evrak Havalesi : Evrak masasına posta, kurye, evrak dağıtıcısı veya faksla gelen evraklar açıldıktan sonra incelenecek ve makamın görmesi gerekenler, önem arz edenler,  İlçe Yazı İşleri Müdürü tarafından dosya gömleği veya imza kartonu ile makama arz edilecektir. Diğer evraklar İlçe Yazı İşleri Müdürünce havalesi yapılmasından sonra gerekli evrak kaydı alındıktan sonra ilgili kurumlara ivedi olarak intikal ettirilecektir. Dilekçelerin havalesi (Şikayet Dilekçeleri Hariç)  İlçe Yazı İşleri Müdürü tarafından yapılır.  Dilekçeler yasal süresi içinde cevaplandırılır.

Kaymakam tarafından havale edilecek yazılar şunlardır;

1. Vali ve üstü makamların imzasıyla gelen bütün yazılar,
2. Mahalle Muhtarlarının mahalleleri ile ilgili talep dilekçelerinin havalesi
3. Her türlü şikâyet dilekçeleri, yeni düzenlemeleri, yatırım ve planlamaları içeren dilekçeler ve yazışmalar,
4. Her türlü atama, yer değişikliği, görev değişikliği ve görevlendirme yazıları
5. Yargı organlarından gelen yazılar.

 

6. Asayiş ve güvenlikle ilgili önemli yazışmalar

 

 

Gizli Evrak Havalesi : Özellik taşıyan çok gizli veya isme yazılı kişiye özel evraklar  açılmadan makama  sunulacak ve makamın talimatı doğrultusunda işlem yapılacaktır.

 

            Genelgenin yayını itibariyle on gün içerisinde tüm kurumların evrak görevlilerinin görevlendirilme yetki belgeleri ve bilgileri yenilenecek ve sonraki işlemler bu yetki dosyalarına göre yapılacaktır.

 

            Evrak havalelerinin İlçe Yazı İşleri Müdürlüğü tarafından yapılması ile ilgili büro yetkilisi tarafından aynı gün içerisinde evrak kayıt işlemleri tamamlanacaktır. İlçedeki tüm Kamu Kurum ve Kuruluşlarının yetkilendirilmiş personeli haftada üç gün (Pazartesi, Çarşamba, Cuma) devamlı ve düzenli olarak saat 09:00 da evraklarını teslim almaya gelecektir. Görevli personelin, Yazı İşleri tarafından evrak hatırlatılması yapılmayacak olup, gecikmeler konusunda ilgili birim amiri ile birlikte düzensiz personeli hakkında işlem başlatılacaktır.

 

 

8. YAZILARIN İMZAYA SUNULMASINDA YÖNTEM

 

Yazıların imza için Kaymakamlık makamına sunulmasında aşağıdaki hususlar göz önünde bulundurulur;

1. Bilgi vermeyi ve açıklamayı gerektiren yazılar bizzat birim amirleri tarafından Kaymakamın imzasına sunulur. Kaymakamın imzasına sunulacak diğer yazılar İlçe Yazı İşleri Müdürlüğüne (Özel Kalem Bürosu) teslim edilir.
2. Çok acil ve gecikmesinde sakınca bulunan haller hariç, imza için beklenilmeyip, teslim edilen ilgiliden bilahare geri alınır.

 

3. Kaymakamlığa imza için sunulacak yazılar bu işle görevlendirilmiş memur tarafından takip edilir. Kaymakam imzasına sunulacak yazılar hiçbir şekilde ilgisi olmayan kişiler tarafından takip edilmez ve her ne amaçla olursa olsun takip için ilgisi olmayan kişilere kurumlarca evrak teslimi yapılmaz. Evrak teslim almaya yetkili personel kurumları tarafından Kaymakamlık İlçe Yazı İşleri Müdürlüğüne bildirilir.
4. Atama, yer değiştirme, açığa alınma, işten el çektirme, göreve iade, açma, kapatma, memurlara veya gerçek veya tüzel kişilere ceza yazılması, insan hakları, tüketici hakları ile ilgili yazılar gibi önem arz eden yazılar bizzat birim amirleri tarafından önceden bilgi verilerek imzaya sunulur.
5. Şikâyetler, tayin, yer değişikliği, görev değişikliği içeren dilekçeler, asaleten veya vekâleten her türlü görevlendirme ve atama talepleri Kaymakamlığa yapılır. Kaymakam tarafından havale edilirler. Bu tür talepler kurumlara gelmiş olsa dahi kurum amirleri bu tür yazıları Kaymakama yönlendirir ve Kaymakam tarafından havale edilmesini sağlarlar. Acil durumlarda kendileri gereğini yaparlar ve derhal Kaymakama bilgi verirler.

 

 

 

9. GİDEN YAZILAR

 

 

Yazışmalar; 2004/8125 sayılı Bakanlar Kurulu Kararınca yürürlüğe konulan ve 02 Aralık 2004 gün ve 25658 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan ‘Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkındaki Yönetmelik’e göre yapılır.

 

Onaylarda “Uygundur, Onay, Muvafıktır”  gibi değişik ifadeler kullanılmaz. Onay için “OLUR” deyimi kullanılır.  Yazılar Türkçe dilbilgisi kurallarına uygun olarak hazırlanır ve konular açık bir ifade ile öz ve kısa olarak yazılır.

 

 Bu Yönerge ile verilen yetkilerin tam ve doğru olarak kullanılmasından ve uygulamanın Yönergeye uygunluğunun denetiminden İlçe Yazı İşleri Müdürü ve Birim Amirleri, kendilerine teslim edilen evrak ve yazıların muhafazasından ilgili görevliler sorumludur.

 

 

 

İKİNCİ BÖLÜM

 

 

10. KAYMAKAMIN İMZALAYACAĞI YAZILAR :

 

1. 1. Vali ve üstü makamların imzası ile gelen yazılara verilecek cevaplar,
   2. İçişleri Bakanlığına (acil hallerde) gönderilecek önemli yazılar,
   3. İstihbarat, Milli Güvenlik ve Asayiş konularında verilecek direktiflere ait yazılar,
   4. Yargı kuruluşlarına gönderilecek bilgilendirme inceleme, itiraz, savunma, iddia, temyiz vb. her türlü önemli yazılar (İlçe nüfus müdürlüğü, mal müdürlüğü, ilçe milli eğitim müdürlüğü, ilçe tarım ve Orman Müdürlüğü ve ilçe Tapu  Müdürlüğünün davalarla ilgili yazıları, İlçe Jandarma Komutanlığının ve İlçe Emniyet Amirliğinin adli görevlerinden doğan yazıları ve icra takip yazıları hariç),
   5. Malvarlığı araştırması yazıları,
   6. Askeri Kuruluşlarla yapılacak önemli yazışmalar,
   7. Yatırımlar, İhtiyaçlar, kadro celbi ve bütün teklifler ile ilgili üst makamlarca yapılacak yazışmalar,
   8. İdari Şube Başkanlarına ve Daire Amirlerine yazılacak prensip kararları ve genelgeler,
   9. Prensip, yetki ve uygulamaları ve sorumlulukları değiştiren genelge ve yazılar,
   10. Devir teftiş sonunda görülen aksaklıkları ve alınması gereken tedbirleri içeren yazılar,
   11. İlçe Memurlarının taltif, tenkit ve cezalandırma yazıları,
   12. 3091 sayılı Kanun ile ilgili müracaatlarda muhakkik tayin yazıları ve yine aynı kanuna göre verilen karar ve yazıları,
   13. 4483 sayılı Kanun ile ilgili her türlü yazılar,
   14. 5253 sayılı Dernekler Kanunu’ nda belirtilen dernek kuruluş bildirimleri,
   15. Görevden uzaklaştırma, yeniden göreve başlama yazıları,
   16. Şifreler,
   17. 5442 sayılı İl İdaresi Kanununun 31. maddesinde belirtilen karar ve ilan yazıları,
   18. Mahalle muhtarlıkları ile ilgili yazışmalar, mahalle muhtarlarının görev belgeleri tasdiki,

 

1. 19. İdari Şube Başkanlarının ve daire amirlerinin adlarına yazılacak yazılar,
   20. Çok gizli ve kişiye özel derecedeki yazılar ve şifreler,
   21. Dernek Lokallerinin izin ve ruhsat belgeleri,
   22. İdari Para Cezaları,
   23. Bir birime ait iken başka bir birimin faydalanması için verilecek veya devredilecek her türlü demirbaş eşya, alet, vb. malzemelerin kullanım, intifa ve/veya devir izinleri ile ilgili yazılar,
   24. Güvenlik soruşturmalarıyla ilgili yazılar,
   25. Her türlü inceleme ve soruşturma açılması ve bunların işleme konulmaması ile ilgili yazılar,
   26. Kişiye özel ve gizlilik dereceli yazılar,
   27. Görüş, muvafakat ve teklif bildiren yazılar,
   28. Kanunun Kaymakam tarafından yapılması emir olunan işlemlere ait yazılar,

 

            29.Okul ve kurumlardan sportif aktivitelere katılacak öğrenci ve öğretmenlerin görevlendirme onayları ve ilgili birimlere yazılan yazılar,

 

            30.Personel arşiv araştırması ile ilgili yazışmalar

 

31. Tahkikatlı ölüm konularında kolluk kuvvetlerine yazılan yazılar,

 

32. Adres tahkikatı konularında kolluk kuvvetlerine yazılan yazılar,

 

33. Kaymakamın bizzat imzalamayı uygun gördüğü diğer yazılar

 

11.  KAYMAKAM TARAFINDAN ONAYLANACAK YAZILAR :

 

1. Personelin İlçe içerisindeki geçici görevlendirilmelerine ait yazılar,
2. Birimler arası personel görevlendirilmesine ilişkin yazışmalar,
3. Taşınmaz mal satın alınması ve kiralanması ile ilgili yazılar,

 

4. Kurum Amirleri ve şube müdürlerinin yıllık, mazeret, hastalık izinleri, hastalık izin onayları ile bunların il dışında geçirme onayları, diğer personellerin ise hastalık izin onayları,
5. Boş kadrolara geçici görevlendirme yazıları,
6. Çeşitli kanun ve yönetmeliklere göre el koyma kararları
7. 3572 sayılı yasaya göre verilen işyeri açma ve çalıştırma ruhsatları,
8. 2559 sayılı yasanın 7. ve 8. maddelerinde belirtilen açma ve kapama onayları,
9. 6831 sayılı kanunun 105. maddesine göre verilecek cezalar,
10. İlçe dışına araç görevlendirme onayları,
11. Kanun, tüzük ve yönetmeliklerin bizzat Kaymakam tarafından imzalanmasını emrettiği diğer onaylar,
12. İlçe İdare Şube Başkanlarının ilçe dışına araçlı veya araçsız görevlendirilmelerine dair onaylar,

 

13. Mahalle muhtarlarının izin istek ve onayları,
14. Vekil, ücretli öğretmen, usta öğretici ve kurs öğreticisi atama onayları,
15. Halk Eğitim Merkezi Müdürlüğünün kurs açma ve kapatma onayları,
16. Lokallerin açılması, faaliyetlerine ara verilmesi veya kapatılması onayları,
17. Kira sözleşmeleri ve ihale sözleşmelerinin lüzum müzekkereleri ile satın alma komisyon kararlarının onayları,
18. 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu ve 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu gereğince ihale yetkilisi ve harcama yetkilisi olduğu işlemleri yapmak,

 

19. Okulların il içi gezi plan ve onayları,

 

20. Av tezkeresi ve silah ruhsat onayları

 

 

 

 

 

 

 

 

 

12. İLÇE YAZI İŞLERİ MÜDÜRÜNÜN İMZALAYACAĞI YAZILAR :

 

İlçe Yazı İşleri Müdürü, aşağıdaki kurallar çerçevesinde evrak havale işlemlerini yapar;

Kaymakamlığa gelen “çok gizli”, “kişiye özel”, “isme”, yazılar ve şifreler dışındaki bütün yazılar İlçe Yazı İşleri Müdürü tarafından açılır, evrak üzerine gideceği birim yazılır, kaydı yapılır ve Kaymakam tarafından görülmesi gerekenler ayrıldıktan sonra diğerleri yine İlçe Yazı İşleri Müdürü tarafından ilgili birimlere havale edilir.

“İvedi”, “Çok ivedi”, “Günlü” ibareli yazılar ile (Telgraf, teleks, faks, telefakslar gibi) önemli evrak Kaymakam ilçede ise Kaymakam tarafından havale edilir. Ancak acil durumlarda İlçe Yazı İşleri Müdürü tarafından havalesi yapılır, sonucu takip edilir ve en kısa zamanda Kaymakama bilgi verilir.

Doğrudan Kaymakamlığa yapılan başvurular bir özellik arz etmediği, Kaymakam tarafından görülmesinde bir gereklilik olmadığı, bir ihbarı ya da şikâyeti kapsamadığı takdirde, İlçe Yazı İşleri Müdürünce kaydı yapılarak, ilgili daireye, yine İlçe Yazı İşleri Müdürü veya yokluğunda İlçe Yazı İşleri Müdürlüğü Büro Yetkilisi tarafından havale edilir. Bu şekilde ilgili kuruluşa giden evrak işleme konulur.

 

İlçe Yazı İşleri Müdürü tarafından imzalanacak ve havale edilecek evraklar

 

 

1. Kaymakamlık Yazı İşleri Müdürlüğünden şikayet dışında talepte bulunulan dilekçelerin havalesi,
2. Askerlik Şubesi Başkanlığından gelen yoklama kaçağı, firar , bakaya ve takip düşüm yazılarının havalesi,
3. Askerlik kararları ile ilgili yazıların ilçe idare kuruluna havalesi,
4. Dernek iş ve işlemlerine ait havaleler,
5. Fen elemanı talepleri yazılarının imzalanması,
6. Kaymakamın ilçede ve/veya makamında bulunmadığı acil durumlarda yazışma hakkında derhal bilgi verilmesi şartı ile Kaymakam tarafından imzalanması gereken ancak özellik ve ivediliği nedeniyle gecikmesinde sakınca bulunan yazılar,

 

7. 4483 sayılı Kanun gereğince Kaymakam tarafından verilen “soruşturma izni verilmesi” ve “soruşturma izni verilmemesi” kararlarının ilgili makam ve kişilere (üst yazıların imza edilmesi dışındaki) tebliği ve tebellüğü işlemleri ile diğer tebligat işlemleri,
8. Kaymakamlık Makamına gelen mektup, evrak, koli vs. yi açmak (kişiye özel ve çok gizliler hariç),
9. Yanlış gelen yazıların ilgili makama gönderilmesine ilişkin yazılar,

 

10. İlçe kuruluşu bulunmayan kamu kurumlarında görev yapanlar tarafından talep edilen sevk kâğıtları,
11. Öğrencilerin kredi, yurt, burs başvuru formları, bakım belgeleri ve rutin taleplere ilişkin dilekçelerin havale ve imzası,
12. Muhtarlıklardan gelen bakım belgeleri ile muhtarlıkların mühür ve imzalarının tasdikinden ibaret belgeleri,
13. Yüksek öğrenim öğrencilerinin kredi veya yurt başvurularında ailesinin ekonomik ve sosyal durumunu belgeleyen evrakın tasdiki,
14. Yurtdışı bakım belgelerinin onaylanması,
15. Tapu Sicil Müdürlüğünün işlemlerinde kullanılan İlmühaber evrakı ve Onayı

 

18. 5070 Sayılı Kanun gereğince, Valilik ve Kaymakamlık Birimleri Teşkilat, Görev ve Çalışma Yönetmeliğinin 38. Maddesinin 2. Fıkrasındaki “Belgenin Aslı Elektronik İmzalıdır” ibaresi konulmak suretiyle İlçe Yazı İşleri Müdürlüğünce oluşturulan evraklara yapılacak tasdik işlemlerini yapmak.

19. İş başvuruları ile ilgili (İŞ-KUR…….Vb ) kişiler tarafından yapılan başvuruların ilgili kurumlara gönderilmesi ve kurumlardan gelen cevabi yazıların ilgili kişilere gönderilmesine ilişkin  yazıların imza ve havalesi,

 

21. Düğün ruhsat talep dilekçeleri ile rutin önem arz etmeyen dilekçe havaleleri.
22. .Tüketici Sorunları Hakem Heyetine ilişkin yazılar.

 

13. İLÇE YAZI İŞLERİ BÜRO YETKİLİSİNİN İMZALAYACAĞI YAZILAR

Yazı İşleri Büro Yetkilisi, aşağıdaki kurallar çerçevesinde evrak havale işlemlerini yapar;

1. P.T.T.den alınan postadan Kaymakamlık icraatını etkilemeyecek (Kaymakam tarafından görülmesi gerekli olanlarla özellik taşıyan evraklar hariç) her türlü yazıların havalesi,

 

2. Genel olarak herhangi bir emir ve talimat niteliğinde olmayan, yasal olarak rutin şekilde gereğinin yapılması icap eden ve Kaymakamın imzasını gerektirmeyen her türlü evrak ve dilekçelerin ilgili birimlere havale edilerek imzalanması

 

 

14.  BİRİM AMİRLERİNİN İMZALAYACAĞI YAZILAR

 

Birim amirleri, aşağıda belirtilen konuları içeren yazıları “Kaymakam Adına” imzalarlar;

1. Yeni bir hak ve yükümlülük doğurmayan, Kaymakamlığın takdirini gerektirmeyen ve bir direktif niteliği taşımayan mutat yazılar ile teknik, istatistik ve hesaplara ilişkin yazılar,
2. Kaymakamlık tarafından kabul edilmiş ve onaylanmış kararların ve/veya yetkili kurullar tarafından verilmiş kararların işleme konulması, tebliğ-tebellüğü, ilanı, ilgili kişi, kurum ve makamların bilgilendirilmesi hususları ile ilgili yazılar ile tip formlarla bilgi alma, bilgi verme niteliğinde olan yazıların imzalanması,
3. 657 Sayılı D.M.K nun 126 maddesinin disiplin amiri olarak verdiği yetkilerin kullanılması ve buna ilişkin yazışmalar
4. Vatandaşlarımızın kamu kurum ve kuruluşlarındaki iş ve işlemlerini takipleri sırasında içerik olarak şikâyet ve icrai nitelik taşımayan rutin hizmetlere ilişkin dilekçe ve başvuruların kabul edilmesi, incelenmesi, bilgi istenmesi için kuruluşlara ve ilgilisine bilgi verilmesine dair yazılar,
5. Personellerin yıllık ve mazeret izin onayları,
6. Birim amirleri dışındaki tüm personelin izne ayrılış ve izin dönüşü görevlerine başlamalarına ilişkin yazılar.
7. Kurumlarına ait araçların, İlçe sınırları içerisinde  görevlendirilme onay ve yazıları.

 

8. Birim amirleri kendi aralarında ve İl teşkilatlarıyla sadece istatistiki bilgi paylaşımını kendi imzalarıyla yapacaklardır. Diğer yazışmalar Kaymakam imzası ile yapılacaktır.

 

15.1. İLÇE MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRÜ TARAFINDAN İMZALANACAK YAZILAR

İlçe Milli Eğitim Müdürü bu Yönergenin 14. maddesinde sayılan hususlara ek olarak “Kaymakam Adına” aşağıda sayılan konularda imza ve onay işlemlerini yapar;

1. İlçe Milli Eğitim Müdürlüğüne bağlı okullardaki öğrencilerle ilgili istatistiklere ait yazışmalar,
2. İlçemizdeki eğitim-öğretim hizmetleri kapsamındaki mesleki ve rehberlik çalışmaları ile ilgili yazışmalar,
3. Devlet parasız yatılılık ve bursluluk sınavı ile ilgili yazışmalar,
4. Kendi muadil ve astlarına hitaben yazılan öğrenci nakilleri, devamsız öğrenciler v.b. öğrenci işleriyle ilgili yazışmalar,
5. Halk Eğitim Merkezi Müdürlüğünün bilgilendirme ve istatistiklerine ait yazılar,
6. Yönetici ve öğretmenlerin ders ücretleri onayları,
7. Çocuk mahkemelerinin danışmanlık tedbiri rehber öğretmen görevlendirme onayları,

 

8. Okullarda yapılan müsamere, şenlik, yarışma, seminer, toplantı vb. etkinliklerin onayı,

 

9. Kurumlarına ait araçların, İlçe sınırları içerisinde  görevlendirilme onay ve yazıları.

 

10. Ders ücret onayları

 

11. Eğitim bölgesinde bulunan bağlı okulların ihtiyaç ve taleplerinin iletiminde ilçe içi yerel yönetimler ve kamu kurumları ile yazışmalar.

 

 

 15.2. MALMÜDÜRÜ TARAFINDAN İMZALANACAK YAZILAR

 

Malmüdürü bu yönergenin 14. maddesinde sayılan hususlara ek olarak “Kaymakam Adına” aşağıda sayılan konularda imza ve onay işlemlerini yapar;

1. Emanet ve aylık bildirim içerikli yazılar,

 

2. İcra, kefalet, Oyak, SGK, sendika gibi kesintiler için bilgi amaçlı yazışmalar,

 

3. Malmüdürlüğü personelinin özlük haklarıyla ilgili yazışmalar,

 

4. Haciz varakaları, para cezaları ve harç yazışmaları, mükellefiyet kaydı ile ilgili yazışmalar,

 

 

5. İlgili vergi daireleri ile yapılan yoklama, inceleme, sicil, vergi borcu gibi konularda yapılan yazışmalar, tespit, yazışma, ihbarname gibi ecri misil yazışmaları,

 

6. Kurumlarına ait araçların, İlçe sınırları içerisinde görevlendirilme onay ve yazıları.

 

 

15.3. İLÇE SAĞLIK MÜDÜRÜ VE TOPLUM SAĞLIĞI MERKEZİ SORUMLUSU TARAFINDAN İMZALANACAK YAZILAR

İlçe Sağlık Müdürü ve İlçe Toplum Sağlığı Sorumlusu bu Yönergenin 14. maddesinde sayılan hususlara ek olarak “Kaymakam Adına” aşağıda sayılan konularda imza ve onay işlemlerini yapar;

1. Şikâyet, suç veya ihbarı içermemesi kaydıyla çevre sağlığı ile ilgili başvuruların cevabi yazılarının imzalanması.

 

2. Kurumlarına ait  araçların, İlçe sınırları içerisinde görevlendirilme onay ve yazıları.

 

 

15.4. İLÇE MÜFTÜSÜ TARAFINDAN İMZALANACAK YAZILAR

 

İlçe Müftüsü, bu Yönergenin 14. maddesinde sayılan hususlara ek olarak “Kaymakam Adına” aşağıda sayılan konularda imza ve onay işlemlerini yapar;

1. İl Müftülüğü ve Diyanet Yayınevi ile yapılan kitap, doküman vb konulu yazılar,
2. Hac ve umre organizasyonlarının rutin yazışmaları,
3. İl Müftülüğü ve/veya TDV arasında yapılan ödenek talep yazıları
4. İlçe içerisinde araç görevlendirme olurları.

 

15.5. İLÇE TARIM VE ORMAN MÜDÜRÜ TARAFINDAN İMZALANACAK YAZILAR

 

İlçe Tarım Müdürü, bu Yönergenin 14. maddesinde sayılan hususlara ek olarak “Kaymakam Adına” aşağıda sayılan konularda imza ve onay işlemlerini yapar;

1. İl Müdürlüğü ile yapılan Dönem İzleme Raporları, ÇKS ve Türk-Vet sistem yazışmaları, Dönem Gerçekleşme Raporları, Arazi Çalışma Raporları Ve İstatistik Raporları için gereken yazışmalar,
2. Destekleme ödemeleri ve diğer İlçe Müdürlüğünce yapılan faaliyetlerin rutin duyuruları, askı icmalleri ve bunların tutanak imzaları,
3. İlçe içerisinde araç görevlendirme olurları.

 

15.6. İLÇE NÜFUS MÜDÜRÜ TARAFINDAN İMZALANACAK YAZILAR

 

İlçe Nüfus Müdürü, bu Yönergenin 14. maddesinde sayılan hususlara ek olarak “Kaymakam Adına” aşağıda sayılan konularda imza ve onay işlemlerini yapar;

 

1. Ölüm tahkikatı talep dilekçelerinin havalesi,

 

2. İl Müdürlüğü ile yapılan istatistik, teknik bilgi, personel yazışmaları gibi Kaymakamlık doğrudan katkısı olmayacak yazılar,

 

3. Teknik konularda ilçe Tapu Müdürlüğü, İlçe Tarım Müdürlüğü gibi kurumlarla yapılan yazışmalar.

 

 

15.7 ÇERMİK S. Y. D. V. MÜDÜRÜ TARAFINDAN İMZALANACAK  YAZILAR

 

Madde 22- SYDV Müdürü bu yönergenin 14. maddesinde sayılan hususlara ek olarak “Kaymakam Adına” aşağıda sayılan konularda imza ve onay işlemlerini yapar;

1. Vakıf başvuru dilekçe ve formları kabul havalesi,
2. ŞNT takipleri ile ilgili ilçe dışına yazılan yazılar,
3. İlçe içerisinde araç görevlendirme olurları.
4. 2022 sayılı Kanuna göre yapılacak başvuru ve yazışmalar,

 

15.8 İLÇE MİLLİ EMLAK ŞEFLİĞİ TARAFINDAN İMZALANACAK YAZILAR

Tüm dilekçe havaleleri, yazışma onayları Kaymakam tarafından yapılacaktır.

 

 

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

 

 

 16.  YAZIŞMA USULLERİ :

 

1. Yazışmalarda; 5442 Sayılı İl İdaresi Kanunu ve 2020/2646 Sayılı Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkındaki Yönetmelik hükümlerine aynen uyulacaktır.
2. Yazışmalarda; standardizasyona özen gösterilecektir. Onaylarda “Uygundur, Onay Muvafıktır” gibi değişik ifadeler yerine onay için “OLUR” ibaresi kullanılacak ve imza için yeterli açıklık bırakılacaktır.
3. Resmi yazılara, ihtiram kelimeleri kullanılmadan ve doğruca konudan bahsedilmek suretiyle başlanacaktır.
4. Alt makamlara yazılan yazılar “Rica ederim”, üst veya aynı düzey makamlara yazılan yazılar “Arz ederim” şeklinde bitirilecektir.
5. İlçede Kurumlar arası yazışmalar, “arz ederim”, kurum içi yazışmalar “rica ederim” ifadeleri ile yazılacaktır.
6. Yazışmalarda standartlaşmaya özen gösterilecektir.

Örnek-1: Bir yazıda “Vilayet Makamına “ bir başka yazıda “ İl Makamına” değil her yazıda “DİYARBAKIR VALİLİĞİNE”, şeklinde yazılacaktır. “Kaymakamlık Makamına” değil “ÇERMİK KAYMAKAMLIĞINA” şeklinde yazılacaktır.

Örnek-2: Kaymakamın onayı gereken yazılarda, onay, uygundur, gibi değişik ifadelerin yerine “OLUR” deyimi kullanılacak, imza yeri için yeterli aralık bırakılacak, “ OLUR” tarih, (imza aralığı), ad-soyad ve unvan alt alta yazılacaktır.

Örnek-3: Sonuç ifadeleri; “Bilgilerinize rica ederim”, “Bilgilerinize arz ederim”, “Bilgi ve gereğini rica ederim”, veya ”Gereğini bilgilerinize arz ederim” şeklinde yazılacaktır.

Örnek-4: Üst ve ast makamlara veya eş ve ast makamlara dağıtımlı olarak yazılan yazılarda ise duruma göre; “Bilgilerinizi ve gereğini arz ve rica ederim”, “Gereğini arz ve rica ederim”, “Bilgilerinize arz ve rica ederim” şeklinde yazılacaktır.

7. Yazıların, Türkçe Dil Bilgisi kurallarına uygun, kısa, öz, tekrardan uzak, açık ifade ile ve amacı tam olarak anlatan nitelikte yazılması zorunludur. Ayrıca cümlelerin yüklemleri arasında ses uyumuna dikkat edilecektir. Bu amaçla birim amirleri bürolarında; Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas Usuller Hakkındaki Yönetmelik, Türkçe Yazım Kılavuzu ve Türkçe Sözlük bulunduracak, Türk Dil Kurumu internet sitesinden bu alanda yararlanacaktır. Tenkit ve tekrarlanan hatalara mahal verilmeyecektir.

 

17. UYGULAMA

Yönergenin uygulanması ve sorumluluğu yönünden aşağıdaki belirtilen hususlara uyulacaktır:

1. Bu yönerge ile verilen yetkilerin tam ve doğru olarak kullanılmasından, yönergeye uygunluğun sağlanmasından birim amirleri, yazışmaların emir ve usullere uygun yapılmasından ve dosyaların korunmasından birimlerin yazı işleri görevlileri sorumludur. Buna esas olmak üzere yönergenin bir örneği dökümü alınmış veya bilgisayar ortamında görevlilerin her zaman başvurusuna hazır konumda bulundurulacak, uygulaması sağlanacaktır.
2. Yazıların zamanında gereğinin yapılmasından ve cevaplandırılmasından birim amiri ile ilgili memur sorumlu olup, herhangi bir tekide mahal verilmeyecektir. Günlü ve ivedi yazılar belirtilen gününde, işlemi gerektirenler hariç en geç iki gün içinde gereği yapılarak cevaplandırılacaktır.
3. Her türlü dilekçenin en geç bir ay içinde cevabı verilecektir. Eğer işlemleri devam ediyorsa aşamaları en geç birer aylık zaman aralıklarıyla ilgili makam ve kişilere yazılı bildirimlerde bulunulacak, işlem sonuçlandığında ayrıca bildirilecektir. 4892 sayılı Bilgi Edinme Kanunu kapsamında olan dilekçeler için bu kanunda belirtilen sürelere ve yönteme uyulacaktır.
4. Bu yönergede tereddüt edilen hallerde Kaymakamın emrine göre hareket edilir.

 

 

18. İLKELER VE SORUMLULUKLAR:

 

            İlkeler 

 

1. Yetkilerin, usule, mevzuata, hukuka uygun,  dengeli, tam ve doğru kullanılması esastır.
2. Yapılacak yazışmalarda imza yetkisini kullanmada ilke, hitap edilen Makamın düzeyi ile birlikte konunun önem ve kapsamına bağlıdır.
3. Yazılar, sıralı görevlilerce paraf edilmeden imzaya sunulamaz.
4. Yetkilinin bulunmadığı veya izinli olduğu durumlarda vekili imza yetkisini kullanır. Ancak daha sonra yetkiliye yapılan iş ve işlemlerle ilgili bilgi verilir.
5. Vatandaşlarımız, İlçedeki kamu kurum ve kuruluşlarından talep ettikleri kayıt belgelerini doğrudan Kamu Kurum ve Kuruluşlarından alacaktır.
6.  “Koruyucu güvenlik Yönergesi” esasları hassasiyetle tatbik olunacak, personel ve bina güvenliği sağlanacaktır.

 

Sorumluluklar 

 

1. Kurum amiri kurumun çalışmasını olumsuz etkilemeyecek şekilde izinleri ayarlamak zorundadır. Kamu hizmetinin aksadığının tespit edilmesi halinde personeline uygunsuz zamanda izin verdiğinden kurum amiri sorumlu olacaktır. Sağlık izinleri konusunda, 29/10/2011 tarihli resmi gazete yayımlanan Devlet Memurlarına Verilecek Hastalık Raporları ile Hastalık ve Refakat İznine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik hükümlerine göre hareket edilecektir.

 

2. Gerek izinlerin gerekse sağlık raporlarının alınması ve kullanılmasında birim amirleri son derece titiz davranmak, şüpheli durumlarda derhal yasal işlem yapmakla mükelleftirler.
3. Mesai saatleri içinde her memur mutlaka bürosunda veya görevlendirildiği mekanda görevi başında bulunur.Aksine durumlarda amiri ile birlikte sorumludur.
4. İlçe İdare Şube Başkanları ve Birim Amirleri, birimlerinde işlem gören ve çıkan yazılar ile birimlerince yapılan tüm iş ve işlemlerin mevzuata ve hukuka uygun olmasından sorumludurlar.
5. Birimlerine intikal eden resmi yazı ve belgelerin muhafazası ve koruması ile tabi olduğu prosedürün ikmaline ilişkin tedbirlerin alınmasında İlçe İdare Şubesi Başkanları ve Birim Amirleri yetkili ve sorumludur.
6. Kaymakamlığa gelen muhtelif evrakların gerekli havale ve kayıt işlemlerinden sonra her hafta pazartesi, Çarşamba ve Cuma günleri mesai saatleri içerisinde hiç bir aksamaya ve uyarıya meydan verilmeden Kamu Kurum ve Kuruluşlarının evrak almakla görevlendirdiği personel tarafından Çermik Kaymakamlığı İlçe Yazı İşleri Müdürlüğü İşlemler Bürosundan teslim alınması sağlanacaktır. Bunun uygulanmasından Kurum amirleri ve görevlendirdikleri personel sorumludur.
7. Tekit yazıları, Yönetimde sağlıksızlığın bir göstergesidir. Tekide meydan verilen birimlerde, İlçe İdare Şube Başkanlıkları ve Birim Amirleri ile birlikte ilgili görevliler de ortaklaşa sorumlu tutulur.
8. Bu yönerge ile verilen yetkilerin tam ve doğru kullanılmasından, yönergeye uygunluğun sağlanmasından birim amirleri, yazışmaların emir ve usullere uygun yapılmasından ve dosyaların korunmasından birimlerin yazı işleri görevlileri sorumludur.

Hükümet Konağı Bina Sorumlusu:

Kalorifer ve doğalgaz ile ilgili işlemler Yazı İşleri Müdürlüğünde olmak üzere Hükümet Konağının güvenlik, yangın önlemleri, bina bakım ve onarım, bina içi ve bahçe temizliği, çevre düzenlemesi ve araç parkına ilişkin işleri takip etmek ve yapılacak çalışmalarda koordinasyon sağlanacaktır.

 

 

i)   Uygulamanın düzenli bir şekilde ve aksamadan yürütülebilmesi için İş bu yönerge  Daire Amirlerine Yazı İşleri Müdürü tarafından imza karşılığında tebliği  sağlanacaktır.

 

 

 

 

 

 

 

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

19. YÜRÜRLÜK :

 

.

Bu yönerge yayımı tarihinde yürürlüğe girer.  21/01/2021

 

 

 

 

          Ramazan POLAT

                                                                                                                  Çermik Kaymakamı